Darf das in die KI? Drei Fragen, bevor Ihr Team etwas eingibt.
Die meisten Fehler mit KI passieren nicht in der Technik, sondern beim Einfügen. Ein Protokoll, eine Mitgliederliste, eine E-Mail mit Namen: schnell kopiert, schwer zurückzuholen. Drei Fragen genügen, um die meisten dieser Fehler zu vermeiden.
1. Stehen Namen oder andere Personendaten drin?
Personendaten sind nach dem Schweizer Datenschutzgesetz alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Das ist mehr als der Name: Auch «die Kassierin des Turnvereins» ist bestimmbar.
Faustregel: Ersetzen Sie Namen durch Rollen oder Platzhalter, bevor Sie den Text einfügen. Für einen Entwurf braucht die KI fast nie die echte Person.
2. Sind es besonders schützenswerte Daten?
Das Gesetz schützt einige Daten besonders, zum Beispiel Angaben zur Gesundheit, zur Religion, zu Massnahmen der sozialen Hilfe oder zu Strafverfahren. Gerade Vereine, Beratungsstellen und Gemeinden haben oft mit solchen Daten zu tun.
Diese Daten gehören grundsätzlich nicht in ein KI-Werkzeug, auch nicht anonymisiert, solange es dafür keine klare interne Regel gibt.
3. Mit welchem Konto arbeiten Sie?
Viele Mitarbeitende nutzen private Gratis-Konten. Bei manchen Anbietern können Eingaben aus solchen Konten zur Verbesserung der Modelle verwendet werden. Geschäftsversionen schliessen das meist vertraglich aus. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Team mit dem Konto der Organisation arbeitet und was der Vertrag dazu sagt.
So sieht das im Alltag aus
| Aufgabe | In die KI? |
|---|---|
| Einladung an alle Mitglieder entwerfen | Ja |
| Spendenliste mit Namen auswerten | Nein |
| Protokoll zusammenfassen, Namen durch Rollen ersetzt | Ja |
| Antwort an eine Ratsuchende mit Angaben zur Diagnose | Nein |
Solche Regeln wirken nur, wenn sie auf eine Seite passen und alle sie kennen. Genau dafür ist das Merkblatt im KI-Starterpaket da.
Wollen Sie diese Regeln für Ihr Team festhalten?
Im kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten schauen wir, welche Aufgaben bei Ihnen in die KI dürfen.
Erstgespräch vereinbarenDiese Notiz gibt eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand Oktober 2026.